I samarbete med DKCO Advokatbyrå
Tema: Betalningsvillkor
Fråga: Vad kan man använda för betalningsvillkor i en faktura till en samarbetspart/underleverantör och vad gör man om man inte får betalt?
Svar: Hur lång eller kort betalningstiden ska vara för att vara skälig har inte definierats i lag. I konsumentförhållanden ska betalningstiden enligt konsument- och konkurrensverket dock vara minst 14 dagar från att fakturan sändes. Vad gäller förhållanden företag emellan finns inga dylika riktlinjer, men man bör ändå utgå ifrån en skälig betalningstid. När det gäller B2B-förhållanden kan betalningstiden i vissa fall vara kortare än 14 dagar, t.ex. 10 eller 7 dagar. Kom ihåg att kontrollera era avtal, det är vanligt att man i avtalet, i allmänna leveransvillkor eller i orderbekräftelsen anger betalningstid. Har man kommit överens om en betalningstid så är det denna tid som gäller och som ska anges i fakturorna. Notera också att man i vissa fall arbetat fram en sedvänja mellan parterna som anses ha blivit en del av avtalet. Om en samarbetspart eller underleverantör inte betalat fakturan bör man sända en betalningspåminnelse innan man påbörjar indrivning av förfallna och icke-betalda fordringar. Om kunden inte betalar trots påminnelsen kan indrivning påbörjas. Nedan betalnings-/indrivningsprocessens steg sammanfattade:
1. Fakturering
2. Betalningspåminnelse
3. Frivillig indrivning (utan domstolsinblandning, skriftligt betalningskrav)
4. Juridisk indrivning (genom stämningsansökan till domstol)
5. Utsökning (domslutet från den juridiska indrivningen skickas till utsökningsmyndigheten för verkställande)
Kom ihåg att chanserna att få betalt ökar om fakturan skickas kort efter att en vara levererats eller en tjänst blivit utförd och att det lönar sig att reagera snabbt när man märker att en faktura inte blivit betald.
***
Tema: Arbetsavtal
Fråga: Vilka obligatoriska uppgifter måste finnas med i arbetsavtalet?
Svar: Ett arbetsavtal kan ingås både muntligen och skriftligen. Ett muntligt arbetsavtal är alltså lika bindande som ett skriftligt. Problemet är att parterna inte alltid har samma uppfattning om villkoren och därför kan det vara bra att göra arbetsavtalet skriftligt. Även om det inte finns något uttryckligt krav på ett skriftligt arbetsavtal bör man som arbetsgivare komma ihåg att man enligt arbetsavtalslagen 2 kap. 4 § har en skyldighet att ge skriftlig information om de centrala villkoren i arbetet. Det är därför oftast lättast att ge informationen genom att inkludera de obligatoriska villkoren direkt i arbetsavtalet. De centrala villkoren som arbetsgivaren ska ge information om är följande (arbetsavtalslagen 2 kap. 4 §):
1. arbetsgivarens och arbetstagarens hemort eller driftställe (detta kan anges i samband med att arbetsavtalets parter räknas upp),
2. den tidpunkt då arbetet inleds,
3. om arbetsavtal för viss tid; när (eller en uppskattning av när) avtalet upphör att gälla samt grunden för tidsbundenheten
4. prövotiden (max sex månader. Om visstidsavtal max hälften av arbetsförhållandets längd, dock oavsett max sex månader).
5. den plats där arbetet utförs eller, om arbetstagaren inte har någon huvudsaklig permanent plats där arbetet utförs, de principer enligt vilka arbetstagaren arbetar på olika arbetsställen,
6. arbetstagarens huvudsakliga arbetsuppgifter,
7. det kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet,
8. lön och lönebetalningsperiod
9. arbetstid
10. semester (t.ex. hänvisning till kollektivavtal eller lag)
11. uppsägningstid (t.ex. hänvisning till kollektivavtal eller lag)
12. I fråga om utlandsarbete (som varar minst en månad) ska dessutom anges hur länge arbetet varar, den valuta i vilken lönen utbetalas, de penningersättningar och naturaförmåner som betalas utomlands samt villkoren för hemförlovning av arbetstagaren.
Till sist tre goda råd från advokaten som kan bespara er mycket huvudvärk:
1. Använd checklistan ovan när ni ingår arbetsavtal så har ni täckt in de mest centrala villkoren.
2. Ifall ni använder er av färdiga arbetsavtalsmallar – kom ihåg att kontrollera att mallen är anpassad för er verksamhet.
3. Kolla hellre upp oklarheter före ni ingår arbetsavtal än efter.
***
Tema: GDPR
Fråga: Vilka företag berörs av GDPR (General Data Protection Regulation)?
Svar: Kort och gott – alla som i sin verksamhet behandlar personuppgifter bör beakta personuppgiftsregleringen. I praktiken betyder detta att alla företag oberoende av storlek omfattas av GDPR. Den allmänna dataskyddsförordningen, i allmänt bruk GDPR (General Data Protection Regulation), ställer krav på att samtliga företag kartlägger sin verksamhet och identifierar när, hur och vilka personuppgifter som behandlas och framförallt - säkerställer att en laglig rätt att behandla dessa uppgifter finns. Företag har även en skyldighet att informera om hur man behandlar personuppgifter och att däribland informera om till vem uppgifterna delges och när de raderas. Med personuppgifter avses all information som rör en enskild person och som gör att personen kan identifieras. Som exempel kan nämnas namn, adress, telefonnummer, bild på personen eller exempelvis kontonummer. Vilka skyldigheter har företagen? Ni behöver hålla koll på vilka personuppgifter ni behandlar inom er verksamhet samt utvärdera varför, hur och på vilken grund dessa uppgifter behandlas. Ni kan exempelvis behandla era kunders namn och telefonnummer för att leverera deras beställningar och då är rättsgrunden uppfyllande av avtal. Era anställdas kontouppgifter behandlar ni för att betala lön, alltså för att uppfylla lagstadgade skyldigheter. Allt detta behöver ni sammanställa i ett dokument som antingen skickas ut eller finns på er hemsida för påseende. Dokumentet kan kallas personuppgiftspolicy eller exempelvis beskrivning om personuppgiftsbehandling. Summa summarum: Den allmänna dataskyddsförordningen tillämpas på samtliga företag inom EU oberoende av företagets storlek.
***
Tema: Prishöjning
Fråga: Hur genomför man prisjusteringar - näringsidkare emellan - för att justeringen ska vara juridiskt bindande?
Svar: Utgångspunkten är att de villkor som man en gång avtalat om gäller. Har man kommit överens om ett pris är det detta som gäller. I avtal mellan näringsidkare finns det ofta villkor som reglerar möjligheten till prisjusteringar och hur dessa ska göras. Det här är särskilt vanligt när det gäller långvariga avtal. Om man vill göra en prisjustering är alltså första steget att kontrollera vilka villkor som finns i avtalet. I många avtal finns skrivning om att ändringar ska vara skriftligen avfattade och godkända av bägge parter för att vara bindande. Vill man göra en prisjustering i sådana avtal ska man i praktiken göra ett tillägg till avtalet i vilket man kompletterar villkoret. Notera dock att många näringsidkare har allmänna avtalsvillkor bifogade till sin offert eller publicerade på sin hemsida i vilka det är vanligt att man förbehåller sig rätten till prisjusteringar. Det lönar sig därför också att kontrollera om allmänna villkor har blivit en del av avtalet och om prisjusteringar är möjliga på den grunden. Särskilt vid ingående av långvariga avtal mellan näringsidkare lönar det sig att redan vid avtalets ingående fundera på prisjusteringar och om man borde inkludera en sådan möjlighet så att inte avtalet i efterhand blir oskäligt. En prishöjning eller sänkning kan t.ex. basera sig på indexjusteringar. Använd gärna något allmänt index, t.ex. index publicerade av statistikcentralen som referens.